REGLAMENTO DE DERECHOS Y PROTECCIÓN DE DATOS

1. OBJETO

Powertronic Corporation, sociedad inscrita a folio 274981 de la Sección Mercantil del Registro Público (en adelante la “Empresa”) está comprometida con la protección de la privacidad y de los Datos.

El presente reglamento enumera los datos e información (en adelante los “Datos”) que obtenemos de su persona (en adelante el “Cliente”) para la aplicación y el otorgamiento de crédito para la venta de mercancía con pagos a plazo.

2. QUIEN PROPORCIONA LOS DATOS

En el caso que nos ocupa, todos los datos nos son proporcionados directamente por el Cliente a la “Empresa”).

3. DATOS PROPORCIONADOS

Específicamente, para otorgar crédito al Cliente, la Empresa solicita, y el Cliente nos proporciona los siguientes datos: 1) nombre, 2) número de identidad personal, 3) domicilio, 4) números telefónicos de contacto, 5) correo electrónico, 6) información laboral, 7) información de ingresos, 8) datos de pago, y 9) referencias personales que pueden ser contactados para obtener referencias del Cliente o para poder ubicarlo en caso de que no sea posible con los datos de contacto proporcionados.

El Cliente también proporciona datos personales durante llamadas telefónicas, donde actualiza y/o aporta datos.

4. IDENTIDAD Y DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En cumplimiento de la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 y su Reglamentación por medio del Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, tenemos a bien informarle que la persona responsable del tratamiento de la información y sus datos de contacto son los siguientes Yaneth Donado, teléfono 2050600, correo electrónico: ydonado@credichips.com.

Esta misma persona es el oficial de protección de los Datos.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Los Datos se destinan únicamente para medir la capacidad (o falta de) del Cliente de repagar el crédito otorgado o como sustento para no otorgarlo, y para gestionar cobros y poder ubicar al Cliente.

Los Datos son mantenidos por la Empresa por un periodo de cinco (5) años, posterior al último pago o al último intento de cobro (lo que ocurra de último), con relación al Cliente. Transcurrido este plazo, la información es destruida.

La Empresa no utiliza los datos para propósitos distintos a los aquí enumerados y no vende ni comparte datos con terceros; exceptuando de esto el hecho que la Empresa comparte o puede compartir datos con empresas del mismo grupo económico que presten servicios a la Empresa para brindar servicio al Cliente y/o a agencias de cobros, abogados, contadores, fiduciarios y/o bancos a quien la Empresa contrate para el desarrollo de sus funciones, en conexión con los servicios ofrecidos al Cliente. Los profesionales y/o establecimientos antes enumerados manejan los Datos en estricta confidencia y solo en el desempeño de sus funciones respecto a los servicios ofrecidos por la Empres al Cliente y/o para cobro de cualesquiera suma adeudada.

En el supuesto que, en un futuro, la Empresa tenga la intención de dar un trato a los Datos distinto a lo antes enumerado, proporcionará al Cliente, con anterioridad a dicho tratamiento posterior, información sobre ese otro fin y cualquier información adicional pertinente.

El Cliente ha aceptado, en los contratos principales, que aplica este reglamento y esta anuente que la recolección de los Datos se hace con el consentimiento el titular de los mismos (el mismo Cliente, quien además los proporciona a la Empresa) y está anuente que el tratamiento de los Datos es necesario para llevar a cabo una obligación contractual del cual el Cliente es parte.

El Cliente está anuente que la autorización para el tratamiento por parte de la Empresa de los Datos aplica únicamente para aquellos brindados por el mismo Cliente a la Empresa, pero no para aquellos que provengan o que se recolecten de fuentes de dominio público o accesible en medios públicos. Serán consideradas fuentes de acceso público, 1) las publicaciones estatales de carácter oficial publicadas en Gaceta Oficial, 2) los medios de comunicación, 3) los directorios telefónicos y 4) las listas oficiales de profesionales mantenidas por las entidades que los agrupen en lo referente a nombre, titulo o profesión, actividad, dirección laboral o comercial y pertenecía a la entidad.

La Empresa obtiene datos del Cliente de fuentes tales como APC, bases de datos y otras fuentes, de tiempo en tiempo.

Respecto a las fuentes de acceso público que se editen en forma de libro o algún soporte físico, perderán el carácter de fuente accesible con la nueva edición que se publique. En el caso de que se obtenga telemáticamente una copia de la lista de profesionales en formato electrónico, esta perderá el carácter de fuente de acceso público en el plazo de un (1) año, contado desde el momento de su expedición.

De igual modo, aun cuando el Cliente ha dado su autorización expresa a la Empresa para el tratamiento de los Datos, el Cliente debe estar anuente que la Empresa no requiere autorización para el tratamiento de los mismos cuando, como es el caso, los Datos son necesarios, dentro de la relación comercial entre el Cliente y la Empresa, para la atención directo y para la comercialización y genta de bienes y servicios pactados y prestados por la Empresa al Cliente. Como tal, si bien es cierto que el Cliente tiene el derecho a revocar su consentimiento para el tratamiento de los Datos en cualquier momento, sin que ello tenga efectos retroactivos, la empresa, en base a lo anterior, podrá seguir utilizando los Datos por ser estos un requisito necesario para suscribir un contrato y llevar a cabo la prestación de los servicios pactados.

No obstante lo anterior, la Empresa entregará los Datos a entidad pública en el ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial, cuando así sea ordenada a hacerlo, de darse el caso.

A continuación la lista de los Datos y el tratamiento dado:

6. DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN CANCELACIÓN, OPOSICIÓN Y PORTABILIDAD

El Cliente podrá corroborar, actualizar o rectificar los Datos mediante solicitud, por escrito, a la persona que se detalla en la Sección 4 de este reglamento.

El Cliente tiene los siguientes derechos, respecto a los Datos:

• Derecho de acceso: permite al Cliente a obtener sus Datos y conocer su origen y la finalidad para los cuales han sido recabados.
• Derecho de rectificación: permite al Cliente solicitar la corrección de sus Datos que sean incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes.
• Derecho de cancelación: permite al Cliente solicitar la eliminación de los Datos incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes.
• Derecho de portabilidad: derecho del Cliente a obtener una copia delos Datos de manera estructurada, en un formato genérico y de uso común, que permita ser operado por distintos sistemas y/o transmitirlos a otro responsable, cuando:
• El Cliente haya entregado los Datos directamente a la Empresa;
• Sea un volumen relevante de Datos, tratados de forma automatizada;
• El Cliente haya dado su consentimiento para el tratamiento o se requiera para la ejecución o el cumplimiento de un contrato.

El suministro de información, la modificaciones, bloqueo o la eliminación de los Datos será absolutamente gratuito y de era proporcionarse, a solicitud del Cliente o de quien lo represente, constancia de la base de datos actualizada en lo concerniente. Favor tomar nota que los derechos antes enumerados no son absolutos y la Empresa puede declinar cualquier tal solicitud cuando existan excepciones en la legislación aplicable, como lo es la necesidad de mantener los Datos para prestación de servicios al Cliente, entre otros.

7. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN CANCELACIÓN, OPOSICIÓN Y PORTABILIDAD

1. Ejercicio del derecho de rectificación. Cuando el Cliente ejercite el derecho de rectificación deberá indicar en su solicitud a qué Datos se refiere y la corrección que haya de realizarse. Deberá acompañar la documentación que sustente la inexactitud o el carácter incompleto de los datos objeto de tratamiento.
2. Ejercicio del derecho de cancelación. Cuando el Cliente ejercite el derecho de cancelación deberá indicar en su solicitud a qué datos se refiere. Deberá acompañar, cuando sea preciso la documentación que sustente la cancelación. La Empresa procederá la cancelación cuando: 1) Los Datos ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo; 2) el Cliente retire el consentimiento en que se basa el tratamiento y este no se base en otro fundamento jurídico; 3) el Cliente se oponga al tratamiento y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento; 4) los Datos hayan sido tratados ilícitamente; 5) los Datos deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal que se aplique al responsable del tratamiento.
• Excepciones al ejercicio al derecho de cancelación No procederá la cancelación solicitada cuando el tratamiento sea necesario: 1) Para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos que se aplique al responsable del tratamiento, o para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos a la Empresa; 2) por razones de interés público en el ámbito de la salud pública; 3) con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, en la medida en que el derecho de cancelación pudiera hacer imposible u obstaculizar gravemente el logro de los objetivos de dicho tratamiento; 4) para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
3. Ejercicio del derecho de oposición. El Cliente tendrá derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que Datos que le conciernan sean objeto de un tratamiento. La Empresa dejará de tratar los Datos, salvo que acredite motivos legítimos imperiosos para el tratamiento, que prevalezcan sobre los intereses, los derechos y las libertades del Cliente, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Cuando el tratamiento de Datos tenga por objeto fines de mercadeo, el Cliente tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los Datos que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles en la medida en que esté relacionada con la citada actividad de mercadeo. En estos casos los Datos dejarán de ser tratados para dichos fines. Cuando los Datos se traten con fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, el interesado tendrá derecho, por motivos relacionados con su situación particular, a oponerse al tratamiento de Datos que le conciernan, salvo que sea necesario para el cumplimiento de una misión realizada por razones de interés público.
4. Ejercicio del derecho de portabilidad. El interesado tendrá derecho a recibir los Datos personales que le incumben, en un formato estructurado, genérico, de uso común y lectura mecánica, de acuerdo con lo que se establece en este reglamento.
5. Limitaciones al ejercicio de los derechos. Sin perjuicio de las limitaciones indicadas, en los artículos anteriores, podrán limitarse el ejercicio de los derechos del titular de los Datos, en cualquiera de los siguientes casos: 1) Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de un objetivo de interés público; 2) cuando el tratamiento impida o entorpezca el debido trámite dentro de un proceso administrativo o judicial o por seguridad del Estado; 3) Cuando sea necesario para el ejercicio de las funciones propias de las autoridades públicas; 4) Cuando sea solicitado por las autoridades judiciales competentes para el aseguramiento del cumplimiento de la ley, con las condiciones previstas en la Ley 81 de 2019; 5) cuando la Empresa acredite tener motivos legítimos para; que el tratamiento prevalezca sobre los intereses, los derechos y las libertades del Cliente 6) cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una ley; 7) cuando los Datos sean necesarios para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica o contractual.

8. MÉTODO DE DECISIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON BASE A LOS DATOS

Se hace constar que la Empresa no emplea el uso de los Datos para decisiones automatizadas, toda vez que el perfil crediticio, entre otras cosas, del Cliente son analizados por personas especificas y/o por un comité dentro de la Empresa.

Sin embargo, la Empresa podrá someter los Datos a un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos negativos o le produzca al Cliente un detrimento a un derecho, cuyo objeto sea evaluar determinados aspectos de su personalidad, estado de salud, rendimiento laboral, crédito, fiabilidad, conducta, características o personalidad, entre otros, cuando:

• El Cliente haya consentido el uso de los Datos para estos propósitos,
• Sea necesario para celebrar o dar cumplimiento a un contrato o relación jurídica entre la Empresa y el Cliente,
• Sea autorizado por leyes especiales o las normativas que se desarrollen.

9. PLAZOS Y FORMA PARA FACILITAR LA INFORMACIÓN

Cuando el Cliente quiera corroborar los Datos, estos serán proporcionados por al Cliente dentro de un plazo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha en la cual el Cliente los haya solicitado por escrito a la empresa, mediante nota dirigida a la persona cuyos datos se enumeran en la Sección 4 de este reglamento.

La Empresa podrá elegir la forma en la que va a proporcionar la información, respecto a los Datos, al titular, pero, en todo caso, se dispondrá de un método de entrega suficiente y fácilmente accesible, y será redactado y estructurado en un lenguaje claro, sencillo y de fácil comprensión para el Cliente. La Empresa no solicita ni retiene datos de menores de edad.

El Cliente deberá acreditar su identidad en el momento de la solicitud, así como los datos de contacto necesarios para enviarle la respuesta al ejercicio de su derecho. En el caso de ejercicio por medio de representante legal, deberá acompañarse a la solicitud la documentación que acredite la misma conforme al ordenamiento jurídico vigente.

10. PROTECCIÓN DE LOS DATOS

La Empresa implementa y emplea medidas para la protección de los Datos, de conformidad y en cumplimiento con legislación aplicable, lo cual tiene a desalentar el acceso no autorizado a los Datos. Entre estos, se encuentran sistemas tecnológicos y también entrenamiento a nuestro personal en el manejo adecuado de los Datos. El personal de trabajo con acceso a los Datos es únicamente aquel que debe tener acceso a los Datos en el desempeño de sus funciones para prestar los servicios de la Empresa al Cliente.

La Empresa ha implementado los mecanismos necesarios para acreditar el cumplimiento de los principios y obligaciones establecidas en la Ley 81 de 2019. Entre estos, 1) Ha elaborado protocolos y procesos de protección de datos personales obligatorios y exigibles al interior de la organización del responsable del tratamiento o custodios de la base de datos; 2) revisa periódicamente los procedimientos de gestión y transferencia segura de los Datos para determinar las modificaciones que se requieran, como un sistema de supervisión y vigilancia interna y/o externa, incluyendo auditorías, para comprobar el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales; 3) cumple con las normas o estándares nacionales o internacionales en materia de protección de datos personales; 4) ha adoptado mecanismos de autorregulación vinculantes en materia de protección de datos personales; 5) ha elaborado y mantiene actualizado el registro de bases de datos a que se refiere la Ley 81 de 2019; 6) evaluar el impacto de los tratamientos de datos a realizar, antes de su ejecución, para garantizar la proporcionalidad minimización de datos en el tratamiento; 7) establece protocolos para la atención y respuesta al ejercicio de los derechos por el Cliente; 8) poner en práctica un programa de capacitación y actualización del personal sobre las obligaciones en materia de protección de datos personales y 9) ha designado a un oficial de protección de datos, que participa de forma adecuada y en tiempo oportuno, en todas las cuestiones relativas a la protección de datos personales.

11. ENMIENDAS A ESTE REGLAMENTO

Nos reservamos el derecho de enmendar, de tiempo en tiempo, esta política y comunicaríamos cualesquiera tales cambios a la dirección de correo electrónico que el Cliente mantenga par con la Empresa.